転職の手続に在職証明書の提出を求められる場合があります。
在職証明書というのは、その名前のとおり、
あなたがその職場に在職し勤務している事実を証明する書類
ですが、普段はあまり馴染みがないものでしょうから、
今回は在職証明書について解説してみます。
在職証明書は、職場から発行される書類のため、
対外的にもそれなりの信頼性がある書類として、
転職の際はもちろん、保証人になる場合など、
さまざまな用途に利用されています。
在職証明書の書式を会社で用紙を用意している場合は
その書式に従って必要事項を記入すればよいのですが、
そうでない場合には自分で用紙を用意しなければなりません。
在職証明書の一般的な書式については、
今はウェブ上でダウンロードすることも出来るので、
在職証明書の書式を用意することはさほど難しくはないでしょう。
在職証明書の書式や記入事項については、
実は明確な決まりというものはありませんが、
在職証明書に記載する基本的な内容は、
氏名、生年月日、現住所、採用年月日、職務内容と
現在勤務している会社での役職・地位などになります。
公的な証明書には一般的に和暦の元号が使われることから、
在職証明書に記載する生年月日、採用年月日についても
和暦の元号を用いるようにしましょう。
このほかにも、在職証明書を要求する相手の要望に沿った内容が
記載事項として必要になることがありますので、
その場合は特記、あるいは追記と書いた後に続けて記入します。
在職証明書はパソコンで作っても問題はありませんが、
自筆の証明書を求められる場合もあるので注意してください。
これらの記載事項を全て記入した後、
在職証明書を現在勤めている会社に提出して証明印の押印の後、
在職証明書として効力を発揮することになります。
この証明印の押印があって初めて在職証明書として利用可能
ということになるわけです。
その際、現在勤務している会社側から、
在職証明書の使用理由を求められる場合があります。
在職証明書の使用理由の提出は強制ではありませんが、
あらかじめ回答内容は準備しておいた方がいいと思います。
それから、在職証明書の提出先によっては、
英文の在職証明書が必要になる場合があります。
英文の在職証明書の場合は、記載内容を英訳し、
和暦の元号を西暦に直します。
さらに外国では印鑑よりサインを重視するので、
どちらを必要とするかを確認しておきましょう。
サインを必要とする欧米の文化圏に関わる仕事をするのであれば、
サインは印鑑の代わりとして常に必要なものとなってきますので、
英文の在職証明書作成の際に自分のサインを考えておきましょう。
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